Beate Lock - Beratung, Training, Mediation

Zitiert wird eine Studie*, die im Besonderen Kleinen und Mittelständischen Unternehmen (KMU) ein Hinauszögern wichtiger Transformationsprozesse attestiert. Wenn in meinem letzten Blogbeitrag vom 13.11.2024 zum INQA-Coaching für KMU anstehende Prozesse von Digitalisierung bis Dekarbonisierung benannt werden, lässt das ein Zurückweichen vor der Aufgabe verstehen. Vielleicht bin ich Fachfrau/Fachmann für Soziale Arbeit oder Handwerksmeister/-meisterin, aber kein IT-Spezialist. Alle Mitarbeitenden sind mit ihren Aufgaben voll ausgelastet. Es ist keine freie Kapazität für Neues vorhanden. Was tun, um den anstehenden Transformationsaufgaben trotzdem gerecht zu werden?

Auf eine vergleichbare Situation traf ich in einem Verein für soziale Arbeit. Mit einer langen Historie und kontinuierlichem Wachstum der Angebote platzte die Verwaltungsabteilung mittlerweile aus allen Nähten. Es wurden immer mehr Projekte und Mitarbeitende, die Prozesse zur Abwicklung und Abrechnung blieben über die Jahre gleich. Eine Steuerung des Geschäfts war kaum mehr möglich. Fehler traten auf. Hohe Folgekosten entstanden. Es gab keine funktionierenden übergreifende Software, sondern einen Flickenteppich aus Lösungen, der aus dem wachsenden Bedarf entstanden ist. Ein Gefühl des „Altbacken-Seins“ schlich sich ein und der Berg, der zur Lösung zu erklimmen war, schien nicht mehr zu schaffen.

Manchmal hilft die Not, um sich auf den Weg zu machen. Trotz hoher Arbeitslast gelang es ein Transformations-Team zu gründen, dass auf Basis eines angepassten Scrum-Prozesses, der sich in drei Sprintzeiträume aufteilte, zu sehr überraschenden und lohnenden Ergebnissen kam.

In der Auswertung nannten die Teilnehmenden:

• Der partizipative Prozess half nicht nur die vom Prozess direkt Betroffenen, sondern auch weitere Beteiligte auf einen Stand zu bringen.
• Die Aufgaben der Verwaltung im Verein wurden klar herausgearbeitet. Das führte auf allen Seiten zu einem höheren Verständnis, was zu leisten ist, woran der reibungslose Ablauf manchmal scheitert und was zu tun ist, um dies abzustellen.
• Das kleinschrittige Vorgehen (in Sprints) half das Aufgabenfeld, dass zu Beginn vom Umfang her "erschlagend" wirkte, zu bewältigen.
• Die Komplexität des Themas "Digitalisierung der Verwaltung" wurde sichtbar und auch bewältigbar.
• Die Methode förderte Klarheit darüber, wie die Digitalisierung aussehen soll und wie nicht.

Und vor allem gab es eine hohe Zufriedenheit das Thema angepackt und etwas erreicht zu haben. Es wurde für alle überraschend viel konkret in kurzer Zeit umgesetzt. Die Stimmung bezüglich des Themas hatte sich positiv verändert und ist zuversichtlich. Die Arbeit hat Spaß gebracht.

Ein positives Beispiel Transformation zu beginnen. Jede große Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Stimmt. In der Prozessberatung und auch im INQA-Coaching arbeite ich nach diesem Vorgehen.

* Managementberatung Kearney / Institut der deutschen Wirtschaft (IW) im Fokus: Future-Report; https://www.de.kearney.com/documents/d/germany/fokus-future_-kearney-transformation-report-2024   online abgerufen am 8. Januar 2025